Lean Coffee. Efektywne Spotkania bez Agendy.
Co to jest Lean Coffee?
Lean Coffee to struktura spotkań, która jest prostym i efektywnym sposobem na prowadzenie dyskusji grupowych. Charakteryzuje się brakiem formalnej agendy, a tematy do omówienia są wybierane przez uczestników na początku spotkania. Lean Coffee jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy chcemy zapewnić otwartą i produktywną wymianę pomysłów, a jednocześnie unikać marnowania czasu. Ja tutaj opisuję to w formie teorii z kilkoma wskazówkami, ale jeśli chcesz zanurzyć się w Lean, to zachęcam odwiedzić Monikę Tymowicz.
Jak działa Lean Coffee?
Przygotowanie:
- Tablica. Przygotuj tablicę (fizyczną lub wirtualną) z trzema kolumnami: „Do omówienia”, „W trakcie”, „Omówione”.
- Notatki samoprzylepne. Każdy uczestnik zapisuje na notatkach tematy, które chciałby omówić.
Głosowanie:
- Priorytetyzacja. Każdy uczestnik ma określoną liczbę głosów, które może przydzielić tematom, które uważa za najważniejsze. Tematy z największą liczbą głosów są omawiane jako pierwsze.
Dyskusja:
- Omawianie tematów. Każdy temat jest omawiany przez ustalony czas, zazwyczaj 5-10 minut. Po upływie tego czasu grupa decyduje, czy przedłużyć dyskusję, czy przejść do następnego tematu.
- Timeboxing. Każdy temat ma przypisany czas dyskusji, aby zapewnić, że wszystkie wybrane tematy zostaną omówione.
Podsumowanie:
- Rejestracja wyników. Notuj wyniki dyskusji i wszelkie podjęte decyzje, aby mieć jasny obraz postępów i ustaleń.
Korzyści z Lean Coffee.
- Efektywność czasu. Spotkania Lean Coffee są zazwyczaj krótkie i dobrze zorganizowane, co minimalizuje marnowanie czasu.
- Demokratyczne podejście. Każdy uczestnik ma możliwość wprowadzenia tematów i głosowania na nie, co zapewnia, że omawiane kwestie są ważne dla całej grupy.
- Elastyczność. Brak sztywnej agendy pozwala na dynamiczne dostosowywanie się do bieżących potrzeb i priorytetów uczestników.
- Skupienie. Dzięki timeboxingowi i jasnej strukturze, dyskusje są bardziej skupione i produktywne.
Przykłady zastosowania Lean Coffee.
Dla Soloprzedsiebiorców:
- Planowanie strategiczne. Spotkania Lean Coffee mogą być używane do omawiania i priorytetyzacji działań strategicznych.
- Rozwiązywanie problemów. Lean Coffee może pomóc w zbieraniu pomysłów na rozwiązanie bieżących problemów biznesowych.
W Życiu Osobistym:
- Planowanie rodzinne. Można stosować Lean Coffee do omawiania i planowania rodzinnych obowiązków, wakacji czy budżetu domowego.
- Spotkania klubu książki. W klubach książki Lean Coffee może być używane do strukturyzowania dyskusji na temat przeczytanych książek.
Balansowanie Energii Męskiej i Żeńskiej przez Lean Coffee.
- Energia męska. Lean Coffee wprowadza strukturę i organizację, co jest typowe dla męskiej energii. Jasna struktura spotkań pozwala na efektywne zarządzanie czasem i osiąganie konkretnych celów.
- Energia żeńska. Demokratyczne podejście i otwarta komunikacja odzwierciedlają żeńską energię. Lean Coffee promuje empatię i zaangażowanie wszystkich uczestników, co sprzyja harmonijnej współpracy.
Przykłady Aktywności dla Zespołów.
- Spotkania tygodniowe. Regularne cotygodniowe spotkania Lean Coffee, aby omówić bieżące problemy i pomysły na usprawnienia.
- Warsztaty tematyczne. Organizowanie warsztatów Lean Coffee, aby skupić się na konkretnych zagadnieniach, takich jak innowacje produktowe czy poprawa procesów.
- Retrospektywy projektowe. Wykorzystanie Lean Coffee do retrospektyw projektowych, aby zebrać feedback i omówić, co można poprawić w przyszłych projektach.
Wprowadzenie Lean Coffee do Twojej firmy może znacząco poprawić efektywność i jakość spotkań, jednocześnie angażując wszystkich uczestników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych technikach zarządzania czasem i projektami, zapoznaj się z moimi pozostałymi wpisami na blogu. Odkryj, jak różnorodne metody mogą wspierać Twoje cele zawodowe i osobiste, przynosząc równowagę i harmonię w Twoim życiu.
